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Online-Buchhaltung

Papierlos mit System

Um Arztpraxen unternehmerisch führen zu können, sind verlässliche und aktuelle Zahlen unverzichtbar. Digitale Buchführungssysteme helfen dabei, diese stets schnell und kompakt verfügbar zu machen.

© Jens Bruchhaus | Ecovis

Auch wenn das Thema Digitalisierung in aller Munde ist: Nach wie vor gibt es viele Unternehmen quer durch alle Branchen sowie viele Freiberufler, die ihr Unternehmen oder ihre Praxis nach dem Motto „Management by Bankkonto“ führen. Erst wenn das Konto leer ist oder beispielsweise größere Investitionsentscheidungen anstehen, werden Rechnungen geschrieben oder lästige Mahnverfahren angeschoben.

Erfolgreiche Praxissteuerung sieht allerdings anders aus. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, muss eine Praxis heute unternehmerisch geführt werden. Dafür ist ein transparentes Zahlenwerk notwendig, das auf Knopfdruck zur Verfügung steht. Nur mit aktuellen Zahlen ausgestattet können Praxisinhaber erkennen, ob sie wirtschaftlich arbeiten, wie sich die Liquidität entwickelt und welche Zahlungen zu welchem Zeitpunkt zu leisten sind.

Aktuelle Zahlen und Daten aus dem Rechnungswesen sind zudem die Basis für Unternehmensentscheidungen und bestimmen die Qualität der Zusammenarbeit mit der Bank – insbesondere dann, wenn es um die Sicherstellung von Finanzierungen geht.

Die Buchführung von gestern

Nach Ablauf eines Monats oder Quartals müssen alle Belege zusammengesucht und sortiert werden, bevor sie im Pendelordner den Weg zum Steuerberater finden. Die Steuerkanzlei erstellt die Buchführung. Als Ergebnis erhält die Arztpraxis dann die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) – und das meist erst Wochen später. Und die Belege? Diese gehen vom Steuerberater wieder zurück in die Praxis. Die Crux dabei: Sind die Belege außer Haus, kann die Praxis nicht darauf zurückgreifen. So können beispielsweise offene Fragen zu Rechnungen nicht beantwortet werden. Das alles kostet Zeit und Geld.

Die Zukunft ist papierlos

Digitalisierung ist längst kein Trend mehr, sondern eine Anforderung, die auch der Gesetzgeber mit dem Bürokratieentlastungsgesetz stellt. Qualitativ hochwertige Finanz- und Rechnungswesensysteme zeichnen sich mittlerweile durch zeitnahe Datenbereitstellung und hohe Effektivität aus, verbunden mit Kosteneinsparpotentialen.

Gut geregelter Ablauf

Mit einem Buchhaltungssystem wird die Pflicht zur Kür, denn Belege werden beim Steuerberater digital gebucht und elektronisch verarbeitet. Der Beleg- und Datenaustausch für die Finanz- und Lohnbuchführung läuft dabei über eine internetbasierte Plattform. Auf diese haben sowohl die Praxis als auch der Steuerberater Zugriff. Wie aber kommen die Belege dorthin?

Die Tätigkeiten in der Praxis sind beim Einsatz eines Buchhaltungssystems in der Regel auf wenige Handgriffe reduziert und ganz einfach: Die Belege, die sich in der Praxis sammeln, werden per Scanner, Fax oder Smartphone digitalisiert und in die Online-Belegverwaltung – ein Rechenzentrum beziehungsweise die Cloud – übertragen. Mehr ist in der Praxis zunächst nicht zu tun. Sind die Daten erst einmal auf die Plattform geladen, greift die Steuerkanzlei auf diese zu und erstellt wie gewohnt die Buchführung für die Praxis. Alle Zahlen und Auswertungen wiederrum kann die Praxis online abrufen.

Anfuehrungszeichen

Mit der digitalen Buchführung gewinnt der Arzt Freiräume, die er für seine Patienten, sein Praxisteam und für sich selbst nutzen kann.

 

Vorteile der Online-Buchführung

  • Das Sortieren der Belege und das lästige Hin und Her mit Pendelordnern entfällt.
  • Die Originalbelege bleiben in der Praxis und müssen nicht zum Steuerberater.
  • Die Praxisbelege werden digitalisiert und – wie vom Gesetzgeber gefordert – zehn Jahre revisionssicher archiviert.
  • Tagesaktuelle Buchführung wird möglich, dank des kontinuierlichen Belegflusses zwischen Praxis und Steuerberater.
  • Informationen zu noch offenen und bereits bezahlten Rechnungen sind jederzeit möglich.
  • Bereitstellung vorausgefüllter Zahlungsträger.
  • Der jederzeit aktuelle Überblick über die Liquidität lässt eine gute Entnahmeplanung zu.
  • Der 24-Stunden-Online-Zugriff auf die Unternehmenskennzahlen gibt jederzeit den Überblick über die Wirtschaftlichkeit der Praxis.

Abb. 1 Funktionsweise der Online-Buchhaltung

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